Conservazione Sostitutiva

Al procedimento è attribuito il nome “conservazione sostitutiva” perché inizialmente era pensato come sistema di conservazione sostitutiva alla tradizionale conservazione cartacea dei documenti.
Infatti, i documenti vengono digitalizzati attraverso il processo di scansione, archiviati e, a fine del processo di conservazione sostitutiva, distrutti.
Oggi, spesso, il procedimento è definito anche “conservazione digitale o a norma” perché sono diventati di uso comune documenti che nascono in forma digitale, come le fatture elettroniche, di cui non è consentita la stampa, ai fini della conservazione. Conservazione che pertanto deve avvenire direttamente in forma digitale.
È importante notare anche che il procedimento di conservazione sostitutiva prevede, come passaggio intermedio, l’archiviazione e l’indicizzazione dei documenti.
Pertanto, sarebbe opportuno pensare sempre alla dematerializzazione dei processi piuttosto che dei soli documenti.
ZEROcarta fornisce entrambe i servizi, di conservazione sostitutiva (vedi riferimenti normativi) e di archiviazione digitale.

La Conservazione Sostitutiva consente ai professionisti e alle aziende l’archiviazione digitale di fatture, libri e registri, stampe fiscali, cedolini paga, contratti, polizze, messaggi di posta elettronica certificata e molti altri ancora. Una valutazione completa, specie per documento non fiscalmente rilevanti,  va fatta caso per caso.

Il procedimento di conservazione sostitutiva varia leggermente in funzione del tipo di documento che si intende portare in conservazione sostitutiva.

• Documenti analogici cartacei  che devono essere scansionati, eventualmente normalizzati, spinzati ecc., prima di procedere alla Coservazione Sostitutiva.
• Documenti analogici prodotti da spool di stampa in forma digitale (per esempio, una fattura tradizionale in formato Pdf inviata al cliente come allegato di una mail).
• Stampe fiscali prodotte da spool di stampa in formato digitale (vi sono condizioni particolari per il libro giornale).
• Documenti digitali, come ad esempio i messaggi PEC (documenti che non possono essere stampati e archiviati in forma cartacea perchè perderebbero parte del loro contenuto e il valore del documento stesso).
• Documenti digitali, come le fatture elettroniche o altri.

• Per le fatture elettroniche destinate alla Pubblica Amministrazione proponiamo il Servizio Conservazione Fattura PA.
• Per le fatture analogiche, attive o passive e documenti assimilabili, fiscalmente rilevanti o non rilevanti, proponiamo il Servizio Conservazione Standard.
• Per le stampe fiscali (libro giornale, libro cespiti, registro IVA ecc..) proponiamo il Servizio Conservazione Stampe Fiscali.
• Per i messaggi di posta elettronica certificata proponiamo il Servizio Conservazione messaggi PEC.
• Per altri documenti, fiscalmente rilevanti o non rilevanti, proponiamo un Servizio Conservazione Personalizzato.